Gør rengøring til en rutine – ikke en nødsituation

“Rengøringshelvede” er det ord, facility managers bruger mest om kaffemaskiner. Det behøver ikke være sådan.

Langt de fleste servicekald skyldes negligeret daglig rengøring. Kalk, kaffefedt og mælkerester er årsag nr. 1 til dårlig smag, hyppige fejlmeldinger og for tidlige nedbrud. Placér et synligt rutinekort ved hver maskine med ansvarlig person og kadence. Nogle maskiner kan du gå ind og låse, således at de ikke kan brygge kaffe, hvis ikke maskinen har været renset indenfor de sidste, eksempelvis, 26 timer. Sørg desuden for, at rengøring altid sker på samme tidspunkt og at der er en dedikeret person til opgaven. Har alle ansvaret, er der ingen der har ansvaret.

Fjern flaskehalsen: sørg for kapacitet nok i myldretiden

En overbelastet maskine er en maskine på vej mod nedbrud. Kapacitet er vedligehold.

Under spidsbelastning, morgenrushet og lige efter frokost, kører maskinen konstant på fuld kapacitet. Det accelererer slitagen på kværn, varmesystem og brygger og øger risikoen for uventet nedbrud midt i hverdagen. Dimensionér maskinparken til faktisk spidsbelastning frem for til gennemsnitsforbrug, og sørg for at ingen enkelt maskine bærer hele forbruget alene. Overvej desuden at ombytte maskiner, som har haft ulige forbrug. På den måde kan du over årene få fordelt kapacitet og slid bedre på tværs af maskinerne. Bed maskinleverandøren om at trække forbrugsrapport på tværs af maskinerne, og læg derefter en plan for ombytning af maskiner for en effektiv kapacitetsudnyttelse.

Automatisér forsyningen – så bønnerne aldrig slipper op

Tom bønnebeholder = lukket kaffeautomat = utilfredse kollegaer og en FM der brandsluker.

Manuelle bestillinger af bønner, mælk, filtre og rens er en tidsrøver og en fejlkilde. Én travl uge, én ny medarbejder på opgaven – og pludselig er lagerreolen tom. Automatisk genbestilling baseret på faktisk forbrug fjerner opgaven helt fra FM’s to-do-liste. Sæt minimum-lagerniveauer pr. lokation og lad leverandøren styre flowet. Det er ikke en luksus; det er bare dumt brugt tid på noget som kan automatiseres.

Kræv SLA på responstid

Nedetid koster ikke bare kaffe. Det koster produktivitet, brok og FM’s omdømme i bygningen.

SLA betyder Service Level Agreement og er en aftale om, hvad det forventede niveau af en serviceaftale er. Det er i bund og grund en kontrakt mellem dig og serviceleverandøren på, hvad du kan forvente. Din SLA bør som minimum indeholde svar på:

• • Hvad er responstiden i timer?
  • Hvad er oppetiden i %?
  • Hvad er dækket af aftalen – og vigtigt: hvad er ikke dækket?
  • Bliver der opstillet lånemaskine, hvis maskinen ikke kan fixes med det samme?
  • Hvad sker der, hvis leverandøren ikke lever op til aftalens SLA?

Saml alt – maskine, kaffe, service, forbrugsvarer – hos én leverandør, og sørg for at supportnummeret sidder direkte på maskinen, ikke i en aftale i en skuffe.

Proaktiv service via 5G fjernovervågning

Kl. 08.15. Maskinen på hovedkontorets 1. sal er nede. Der er gæster i huset om en halv time.

Du ringer til servicepartneren. De skal bruge et serienummer. Selvfølgelig har du det ikke lige ved hånden – maskinen står i tekøkkenet nede ad gangen. Servicepartneren kan ikke oprette en sag uden nummeret. Så du går ned, finder maskinen, bøjer dig ind bag den og aflæser serienummeret. Du ringer tilbage. Kø på telefonen. Et par minutter senere kommer du igennem, sagen oprettes, og teknikeren kan komme “inden for 1-3 hverdage.” Fantastisk. To dage senere møder teknikeren op, kigger på maskinen og konstaterer, at den mangler en reservedel. Han kommer igen i morgen. Stadig ingen kaffe. Fra fejl til fix: fire dage og tre telefonopkald.

Samme situation med telemetri

Med telemetrisk overvågning – som f.eks. Eversys’ 5G-opkobling – havde servicepartneren allerede kunnet se, at bryggeren begyndte at fejle. Ud fra maskinens data-log kan de aflæse fejlkoder, antal mislykkede brygforsøg og komponenternes slidmønster, før maskinen reelt går ned. I stedet for dit opkald kl. 08.15 havde du fået en besked dagen inden: “Vi kan se en uregelmæssighed på bryggeren på jeres maskine på 1. sal. En tekniker kigger forbi i eftermiddag.” Ingen nedetid. Intet serienummer-detektivarbejde. Ingen ventedage. Bare kaffe, der virker – også når gæsterne kommer.